(1) Zum Schutz und zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten und zu speichernden Daten, der damit verbundenen Datenübermittlungen sowie der elektronischen Kommunikation hat die Bundesnotarkammer insbesondere sicherzustellen, dass die Anmeldung zum Elektronischen Urkundenarchiv mit mindestens zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln erfolgt, wobei für den Zugang zur elektronischen Urkundensammlung ein auf einer kryptographischen Hardwarekomponente gespeicherter Schlüssel zu verwenden ist, normal die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten für die Dauer der in dieser Verordnung bestimmten Aufbewahrungsfristen verfügbar sind, normal für den Fall, dass Eintragungen im Urkundenverzeichnis oder im Verwahrungsverzeichnis geändert werden, Inhalt und Datum der Änderung nachvollziehbar bleiben, normal für den Fall, dass Dokumente aus der elektronischen Urkundensammlung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden sollen, a) die Dokumente unverzüglich gesperrt und 150 Tage nach Erteilung des Löschungsbefehls gelöscht werden und normal b) die Tatsache der Löschung und deren Datum nachvollziehbar bleiben, normal alpha normal die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten in angemessenen Intervallen in Datensicherungen aufgenommen werden, welche ohne Anbindung an informationstechnische Netze aufbewahrt werden, und normal die Zuverlässigkeit der mit dem technischen Betrieb des Elektronischen Urkundenarchivs befassten Personen gewährleistet ist, insbesondere wenn für diese die Möglichkeit zur Kenntnisnahme der im Urkundenverzeichnis oder im Verwahrungsverzeichnis gespeicherten Daten besteht. normal arabic (2) Die Bundesnotarkammer hat ein Funktions- und Sicherheitskonzept zu erstellen und umzusetzen. In diesem sind die nach § 54 Absatz 1 Satz 2 zugelassenen weiteren Aufzeichnungen zu bestimmen. Zudem sind in ihm die einzelnen technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die nach dem Stand der Technik Folgendes gewährleisten: den Datenschutz, normal die Datensicherheit, normal die Wahrung der Integrität, Authentizität, Verkehrsfähigkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Vertraulichkeit sowie normal die Umsetzung der Vorgaben dieser Verordnung. normal arabic Das Funktions- und Sicherheitskonzept und dessen Umsetzung sind durch die Bundesnotarkammer regelmäßig zu überprüfen. (3) Die Bundesnotarkammer hat in dem Funktions- und Sicherheitskonzept geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen, um die Übermittlung und Speicherung der im Elektronischen Urkundenarchiv zu speichernden Daten zu ermöglichen. Bei der Festlegung der Struktur, der technischen Architektur, der Datenformate, der maximalen Dateigrößen, der Schnittstellen und der Speichermedien für das Elektronische Urkundenarchiv hat die Bundesnotarkammer insbesondere zu berücksichtigen, welche Auswirkungen die genannten Faktoren auf die Datenübermittlung und die Funktionsfähigkeit des Elektronischen Urkundenarchivs sowie auf die Transparenz, die dauerhafte Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Verkehrsfähigkeit der gespeicherten Daten haben. Hat die Bundesnotarkammer in dem Funktions- und Sicherheitskonzept bestimmte Dateiformate oder maximale Dateigrößen oder damit verbundene Verfahren für das Elektronische Urkundenarchiv festgelegt, so sind diese Vorgaben im Verkündungsblatt der Bundesnotarkammer bekanntzumachen. Die von der Bundesnotarkammer bekanntgemachten Vorgaben sind bei der Nutzung des Elektronischen Urkundenarchivs zu beachten. (4) Daten zu Änderungen und Löschungen nach Absatz 1 Nummer 3 und 4 sind von der Bundesnotarkammer so lange zu speichern, wie die entsprechende Eintragung aufzubewahren ist und sodann unverzüglich zu löschen. Daten, die nicht zu den gesetzlich vorgeschriebenen Inhalten des Elektronischen Urkundenarchivs gehören, können von der Speicherung ausgenommen werden. (5) Die Bundesnotarkammer ist für die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit verantwortlich. Im Übrigen ist die für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständige Stelle datenschutzrechtlich verantwortlich. Personen nach Absatz 1 Nummer 6 sind befugt, auf die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten zuzugreifen, wenn dies zur Durchführung von Wartungsarbeiten oder zur Beseitigung von Störungen des technischen Systems erforderlich ist.

Kurz erklärt

• Die Bundesnotarkammer muss sicherstellen, dass der Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv mit mindestens zwei unabhängigen Sicherungsmitteln erfolgt und ein kryptographischer Schlüssel verwendet wird.
• Die gespeicherten Daten müssen während der festgelegten Aufbewahrungsfristen verfügbar sein und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
• Bei Löschungen müssen Dokumente zunächst gesperrt und nach 150 Tagen gelöscht werden, wobei das Datum der Löschung dokumentiert wird.
• Ein Funktions- und Sicherheitskonzept muss erstellt und regelmäßig überprüft werden, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.
• Die Bundesnotarkammer ist verantwortlich für die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit und muss sicherstellen, dass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können.