NOTAKTVV – notaktvv
Inhaltsübersicht –
Abschnitt 1 S0 Allgemeine Bestimmungen auto S0 col1 8* col2 72* § 1 1 col1 Verzeichnisse 1 col2 § 2 1 col1 Akten 1 col2 § 3 1 col1 Urschriften, Ausfertigungen, Abschriften und elektronische Urkunden 1 col2 § 4 1 col1 Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen 1 col2 § 5 1 col1 Sicherheit elektr…
§ 1 – Verzeichnisse
§ 2 – Akten
§ 3 – Urschriften, Ausfertigungen, Abschriften und elektronische Urkunden
(1) Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften von Urkunden sind so herzustellen, dass sie gut lesbar, dauerhaft und fälschungssicher sind. Satz 1 gilt für die Erstellung elektronischer Urkunden entsprechend. (2) Im Schriftbild der Urschrift einer Urkunde darf nichts unleserlich gemacht…
§ 4 – Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen
(1) Ist die Verwendung eines bestimmten Dateiformats oder eines bestimmten Systems nicht durch andere oder aufgrund anderer Rechtsvorschriften vorgeschrieben, so sind elektronische Akten und Verzeichnisse (elektronische Aufzeichnungen) in einem Dateiformat zu führen, das allgemein gebräuchlich ist. …
§ 5 – Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen
(1) Systeme, die zum Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen verwendet werden, sind durch geeignete und dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen. (2) Elektronische Aufzeichnungen sind durch geeignete Vorkehrungen gegen unzulässigen Verlust, unzulässige Verän…
§ 6 – Technische und organisatorische Maßnahmen
§ 7 – Urkundenverzeichnis
(1) In das Urkundenverzeichnis einzutragen sind Niederschriften (§§ 8, 36 und 38 des Beurkundungsgesetzes), normal normal elektronische Niederschriften (§ 16b des Beurkundungsgesetzes), normal normal Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten: a) die Beglaubigung ei…
§ 8 – Führung des Urkundenverzeichnisses
§ 9 – Angaben im Urkundenverzeichnis
§ 10 – Ortsangabe
§ 11 – Angaben zur Amtsperson
§ 12 – Angabe der Beteiligten
(1) Als Beteiligte sind einzutragen bei Niederschriften nach den §§ 8 und 38 des Beurkundungsgesetzes und elektronischen Niederschriften (§ 16b des Beurkundungsgesetzes) die Erschienenen, deren Erklärungen beurkundet worden sind, normal normal bei Beglaubigungen (§§ 39 bis 41 des Beurkundungsgesetze…
§ 13 – Angabe des Geschäftsgegenstands
Der Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hinreichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. Hat die Bundesnotarkammer für den Geschäftsgegenstand eine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese zu verwenden.…
§ 14 – Angabe der Urkundenart
(1) Als Urkundenarten sind zu unterscheiden Beglaubigungen von Unterschriften, Handzeichen oder qualifizierten elektronischen Signaturen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs, normal normal Beglaubigungen von Unterschriften, Handzeichen oder qualifizierten elektronischen Signaturen ohne Anfertigung…
§ 15 – Angaben zu Ausfertigungen
§ 16 – Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen
(1) Ist Gegenstand der Eintragung eine Verfügung von Todes wegen, deren Verbringung in die besondere amtliche Verwahrung der Notar veranlasst hat (§ 34 Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes), so ist zu dieser Eintragung die Verbringung der Verfügung von Todes wegen in die besondere amtliche Verwah…
§ 17 – Sonstige Angaben
(1) Wird durch eine Urkunde der Inhalt einer anderen Urkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgehoben, so ist bei den Eintragungen zu diesen Urkunden auf die jeweils andere Eintragung zu verweisen. (2) Zu jeder Eintragung können weitere Angaben aufgenommen werden, soweit diese der Erfüllung der…
§ 18 – Zeitpunkt der Eintragungen
§ 19 – Export der Eintragungen
(1) Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind die Eintragungen, die für dieses Kalenderjahr im Urkundenverzeichnis vorgenommen wurden, zeitnah in eine Datei zu exportieren. Die Datei ist mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu versehen. (2) Die in die Datei exportierten Eintragun…
§ 20 – Persönliche Bestätigung
(1) Durch den Notar persönlich bestätigt werden müssen Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im Urkundenverzeichnis betreffen, und normal normal Angaben zu Ausfertigungen (§ 15), unabhängig davon, wann diese erteilt werden. normal normal normal arabic Der Inhalt von Änderungen oder Zusätzen un…
§ 21 – Verwahrungsverzeichnis
§ 22 – Angaben im Verwahrungsverzeichnis
§ 23 – Massenummer und Buchungsnummer
§ 24 – Angaben zu den Beteiligten
§ 25 – Angaben zu Einnahmen und Ausgaben
(1) Die Einnahmen und die Ausgaben sind jeweils gesondert einzutragen für Wertpapiere und Kostbarkeiten, die zur Aufbewahrung oder Ablieferung an Dritte entgegengenommen wurden, normal Schecks oder Sparbücher, die zur Einlösung entgegengenommen wurden, normal Schecks, die zur Auszahlung ausgestellt …
§ 26 – Angaben zu Wertpapieren und Kostbarkeiten
§ 27 – Angaben zu Schecks und Sparbüchern
§ 28 – Angaben zu Notaranderkonten
(1) Zu jedem Notaranderkonto sind einzutragen das Kreditinstitut unter Angabe des Sitzes und des Bank Identifier Codes (BIC), normal die International Bank Account Number (IBAN), normal die Währung, in der das Notaranderkonto geführt wird, sowie normal die Angabe, ob es sich um ein Giro- oder um ein…
§ 29 – Export der Eintragungen
§ 30 – Persönliche Bestätigung
§ 31 – Urkundensammlung
(1) In der Urkundensammlung sind zu verwahren bei Niederschriften über eine Verfügung von Todes wegen a) eine beglaubigte Abschrift, wenn die Beteiligten dies wünschen, und normal normal b) ein Ausdruck der Bestätigung oder der Bestätigungen über die Registrierung im Zentralen Testamentsregister, no…
§ 32 – Erbvertragssammlung
§ 33 – Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen
§ 34 – Elektronische Urkundensammlung
(1) In der elektronischen Urkundensammlung werden die Dokumente in elektronischer Form verwahrt, die nach § 31 in der Urkundensammlung verwahrt werden. (2) Dokumente, die in Papierform erstellt wurden, können verwahrt werden als elektronische Fassung (§ 56 des Beurkundungsgesetzes), normal normal el…
§ 35 – Einstellung von Dokumenten
(1) Dokumente, die nach § 34 in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen unverzüglich nach der Eintragung in das Urkundenverzeichnis in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. (2) Elektronische Dokumente, die nach dem Beurkundungsgesetz zusammen mit der elektronis…
§ 36 – Löschung von Dokumenten
§ 37 – Sondersammlung
§ 38 – Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen
§ 39 – Behandlung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die Urkundensammlung
§ 40 – Nebenakten
§ 41 – Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte
§ 42 – Führung in Papierform
§ 43 – Elektronische Führung
(1) Werden die Nebenakten elektronisch geführt, müssen die Nebenakten und die darin aufgenommenen Dokumente durch einen strukturierten Datensatz beschrieben sein. Hat die Bundesnotarkammer in ihrem Verkündungsblatt nähere Angaben zu dem strukturierten Datensatz sowie zu den Dateiformaten bekannt gem…
§ 44 – Führung in Papierform und elektronische Führung
§ 45 – Sammelakte
§ 46 – Generalakte
§ 47 – Elektronische Führung
§ 48 – Hilfsmittel
§ 49 – Ersatzaufzeichnungen
§ 50 – Aufbewahrungsfristen
(1) Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre, normal für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre, normal für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente 30 Jahre, normal für die in …
§ 51 – Aufbewahrungsfristen für Altbestände
(1) Für Unterlagen, die vom 1. Januar 1950 bis zum 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis und das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle 100 Jahre, normal für das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das Namensverzeichnis z…
§ 52 – Sonderbestimmungen für Nebenakten
(1) Werden die Nebenakten für mehrere Amtsgeschäfte gemeinsam geführt, darf ihr gesamter Inhalt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist des letzten Amtsgeschäfts aufbewahrt werden. (2) Der Notar kann im Einzelfall, für einzelne Arten von Rechtsgeschäften oder für einzelne Arten von Amtsgeschäften eine…
§ 53 – Sonderbestimmungen beim Übergang der Verwahrzuständigkeit
§ 54 – Funktionen des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers
(1) Das Elektronische Urkundenarchiv ermöglicht diejenigen Eintragungen in das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis, zu denen die zuständige Stelle verpflichtet ist, und normal die Aufnahme derjenigen elektronischen Dokumente, die die zuständige Stelle in der elektronischen Urkundensam…
§ 55 – Technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher
(1) Dem Notar ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnungen zu gewähren, für deren Verwahrung er zuständig ist. Gleiches gilt für den Notariatsverwalter. (2) Der Notarvertretung ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnunge…
§ 56 – Sicherungsmaßnahmen gegen Missbrauch
Die Bundesnotarkammer hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Verhinderung der missbräuchlichen Einräumung, Überleitung, Entziehung oder Ausübung von technischen Zugangsberechtigungen zu treffen.…
§ 57 – Sichere informationstechnische Netze
Das Elektronische Urkundenarchiv und der Elektronische Notariatsaktenspeicher sind nur über solche informationstechnischen Netze zugänglich, die durch eine staatliche Stelle oder im Auftrag einer staatlichen Stelle oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts betrieben werden und die mit d…
§ 58 – Einräumung und Überleitung der technischen Zugangsberechtigung
(1) Die technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv nach § 55 Absatz 1 soll in dem Fall, in dem zuvor eine andere Stelle für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständig war, von dieser Stelle übergeleitet werden. (2) Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Ab…
§ 59 – Wegfall und Entziehung der technischen Zugangsberechtigung
(1) Die Bundesnotarkammer hat im Zusammenwirken mit den Notarkammern sicherzustellen, dass eine technische Zugangsberechtigung endet, wenn im Fall des § 55 Absatz 1 das Amt erlischt oder der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt wird, normal im Fall des § 55 Absatz 2 oder 3 die Vertre…
§ 60 – Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen
(1) Die Bundesnotarkammer hat im Hinblick auf die Einräumung, die Überleitung und die Entziehung der technischen Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Urkundenarchiv den jeweiligen Zeitpunkt und die jeweils beteiligten Personen und Notarkammern zu dokumentieren. Die Bundesnotarkammer kann weitere…
§ 61 – Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit
(1) Zum Schutz und zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten und zu speichernden Daten, der damit verbundenen Datenübermittlungen sowie der elektronischen Kommunikation hat die Bundesnotarkammer insbesondere sicherzustellen, dass die Anm…
§ 62 – Maßnahmen bei technischer Handlungsunfähigkeit der Notarkammern
Sind bei einer Notarkammer die technischen Voraussetzungen für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit dem Elektronischen Urkundenarchiv nicht mehr gegeben, so trifft die Bundesnotarkammer die zur Wiederherstellung der technischen Handlungsfähigkeit der Notarkammer notwendigen Maßnahmen. …
§ 63 – Nutzungsverhältnis und technische Zugangsberechtigung
(1) Für den Elektronischen Notariatsaktenspeicher kann die Bundesnotarkammer ein Nutzungsverhältnis nur mit Notaren, Notariatsverwaltern oder Notarkammern begründen. Das Nutzungsverhältnis ist auf die amtlichen Tätigkeiten der Nutzenden beschränkt. (2) Die Bundesnotarkammer hat den Nutzenden eine te…
§ 64 – Zugang
(1) Der Zugang zu den im Elektronischen Notariatsaktenspeicher gespeicherten Aufzeichnungen steht ausschließlich der für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständigen Stelle zu. Die Bundesnotarkammer hat hierzu geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. (2) Abweic…
§ 65 – Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen
Die Bundesnotarkammer kann vorsehen, dass die Einräumung, die Überleitung und die Entziehung der technischen Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher dokumentiert werden. Im Fall des Satzes 1 gilt § 60 Absatz 2 entsprechend.…
§ 66 – Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit
(1) Die Bundesnotarkammer hat ein Funktions- und Sicherheitskonzept für den Elektronischen Notariatsaktenspeicher zu erstellen und umzusetzen. In diesem sind die im Rahmen des § 54 Absatz 2 bereitgestellten Funktionen zu bestimmen. Zudem sind in ihm die einzelnen technischen und organisatorischen Ma…