(1) Ist die Verwendung eines bestimmten Dateiformats oder eines bestimmten Systems nicht durch andere oder aufgrund anderer Rechtsvorschriften vorgeschrieben, so sind elektronische Akten und Verzeichnisse (elektronische Aufzeichnungen) in einem Dateiformat zu führen, das allgemein gebräuchlich ist. Elektronische Aufzeichnungen können auch in einem anderen Dateiformat geführt werden, wenn dieses ohne erheblichen zeitlichen oder finanziellen Aufwand in ein allgemein gebräuchliches Dateiformat überführt werden kann. (2) Geht die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle über, so hat die bisher zuständige Stelle der künftig zuständigen Stelle elektronische Aufzeichnungen auf einem allgemein gebräuchlichen Datenträger zu übergeben. Handelt es sich um elektronische Aufzeichnungen, die im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher vorliegen, so hat die bisher zuständige Stelle an der Einräumung des Zugangs für die künftig zuständige Stelle mitzuwirken, soweit dies erforderlich ist.

Kurz erklärt

• Elektronische Akten müssen in einem allgemein gebräuchlichen Dateiformat geführt werden, wenn keine anderen Vorschriften bestehen.
• Es ist erlaubt, elektronische Aufzeichnungen in einem anderen Format zu führen, solange sie leicht in ein gebräuchliches Format umgewandelt werden können.
• Wenn die Zuständigkeit für die Aktenaufbewahrung wechselt, müssen die alten Stellen die elektronischen Aufzeichnungen in einem gebräuchlichen Format übergeben.
• Bei elektronischen Aufzeichnungen im Elektronischen Urkundenarchiv oder Notariatsaktenspeicher muss die alte Stelle den Zugang zur neuen Stelle unterstützen.
• Der Übergang der Akten muss ohne großen zeitlichen oder finanziellen Aufwand erfolgen.