(1) Die Geschäftsstelle fertigt über jede Sitzung ein Sitzungsprotokoll, das Ort und Zeit der Sitzung, die Beratungsgegenstände, deren Ergebnisse und ihre Begründung sowie die Stimmenverhältnisse ausweist. Minderheitsvoten werden protokolliert. Dem Sitzungsprotokoll ist eine Anwesenheitsliste beizufügen. (2) Zur Erleichterung der Erstellung des Sitzungsprotokolls kann die Geschäftsstelle den Sitzungsverlauf auf Tonträger aufzeichnen. Unmittelbar nach Genehmigung des Sitzungsprotokolls durch die Kommission sind die Aufzeichnungen zu löschen. (3) Das Sitzungsprotokoll ist vom vorsitzenden Mitglied der Kommission und von einer beauftragten Person der Geschäftsstelle zu unterzeichnen, wobei die elektronische Namenswiedergabe genügt. (4) Die Geschäftsstelle übersendet das Sitzungsprotokoll an die Mitglieder, die stellvertretenden Mitglieder und die zuständige Behörde. Das Sitzungsprotokoll ist vertraulich zu behandeln.

Kurz erklärt

• Die Geschäftsstelle erstellt ein Protokoll über jede Sitzung mit wichtigen Informationen wie Ort, Zeit, Themen und Abstimmungsergebnissen.
• Minderheitsvoten werden im Protokoll festgehalten und eine Anwesenheitsliste wird beigefügt.
• Der Sitzungsverlauf kann zur Protokollerstellung auf Tonträger aufgezeichnet werden, diese Aufzeichnungen müssen nach Genehmigung gelöscht werden.
• Das Protokoll wird vom Vorsitzenden und einer beauftragten Person der Geschäftsstelle unterzeichnet, auch elektronisch.
• Das Protokoll wird an die Mitglieder, stellvertretenden Mitglieder und die zuständige Behörde versendet und muss vertraulich behandelt werden.