(1) Werden Akten ganz oder teilweise elektronisch geführt, so soll das Bundesamt die elektronische Wiedergabe der Papierdokumente zum elektronischen Teil der Akte nehmen. (2) Bei der Übertragung eines Papierdokuments in ein elektronisches Dokument ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass das elektronische Dokument bei dessen Lesbarmachung mit dem Papierdokument inhaltlich und bildlich übereinstimmt. Von der Übertragung eines Papierdokuments in ein elektronisches Dokument kann abgesehen werden, wenn die Übertragung unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. (3) Papierdokumente sollen nach ihrer Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet oder dem Einsender zurückgegeben werden, sobald die Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs nicht mehr erforderlich ist.

Kurz erklärt

• Das Bundesamt soll elektronische Versionen von Papierdokumenten in Akten erstellen, wenn diese elektronisch geführt werden.
• Bei der Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente muss sichergestellt werden, dass sie inhaltlich und bildlich übereinstimmen.
• Eine Umwandlung kann unterlassen werden, wenn sie unverhältnismäßig aufwendig ist.
• Papierdokumente sollten nach der Umwandlung vernichtet oder an den Einsender zurückgegeben werden.
• Die Rückgabe oder Vernichtung der Papierdokumente erfolgt, sobald rechtliche Aufbewahrungspflichten oder Qualitätssicherungsgründe nicht mehr bestehen.